Faut-il un relevé d'heures par établissement ?

Oui. Chaque établissement est un employeur distinct, avec son propre bulletin de paie et son propre service RH. Un relevé qui mélange plusieurs employeurs est inexploitable : il sera renvoyé, ou pire, traité partiellement.

Faut-il déclarer les heures du planning ou les heures réellement faites ?

Les heures réellement faites. Le planning dit ce qui était prévu ; le relevé dit ce qui a eu lieu — arrivée réelle, sortie réelle, pause réellement prise. C'est l'écart entre les deux qui se perd le plus souvent au moment de la paie.

Faut-il noter les heures en décimal ou en heures et minutes ?

Les deux circulent : la RH calcule en décimal (7,5 h) tandis que l'infirmière compte en heures et minutes (7 h 30). Faire figurer les deux évite un aller-retour et lève toute ambiguïté sur un quart d'heure.

Quand envoyer son relevé d'heures ?

Avant la date de clôture de la paie de l'établissement, qui se situe souvent autour du 25 du mois. Passé cette date, la régularisation glisse au mois suivant. Le plus sûr est de demander cette date dès la première vacation.

Le relevé d'heures à envoyer à la RH

Un relevé d'heures utile à la RH tient sur une page : une ligne par vacation, avec la date, le service, l'arrivée, la sortie, la pause réellement prise et le total. Les heures réelles, pas celles du planning. Le modèle ci-dessous se copie-colle directement dans le corps d'un e-mail.

Publié le 31 août 2026 · Par Kevin Bouldron, éditeur de Vacaly (KBO Gestion) · Gratuit, sans inscription

Ce que la RH attend, et pourquoi

Un service de paie traite des dizaines de relevés en quelques jours. Ce qui lui fait gagner du temps te fait payer plus vite — et ce qui lui manque te coûte un aller-retour, parfois un mois de décalage.

Trois choses reviennent systématiquement : l'identification sans ambiguïté (ton nom, le service, le mois), une ligne par vacation plutôt qu'un total global, et la pause, qui est la première source de désaccord.

Le total seul ne suffit jamais. « 87 heures en août » ne peut être ni vérifié ni corrigé. Si un écart apparaît, la RH doit pouvoir remonter à la journée concernée — sinon c'est ta parole contre un tableur.

Le modèle, à copier

Sélectionne le tableau, copie-le, colle-le dans ton e-mail. Il garde sa mise en forme dans la plupart des messageries.

Date	Service	Arrivée	Sortie	Pause	Heures	Nature
Mar. 04/08	Médecine B	07:00	19:00	30 min	11 h 30 — 11,50	Jour
Mer. 05/08	Médecine B	07:00	19:15	0 min	12 h 15 — 12,25	Jour · dépassement 15 min
Sam. 08/08	Chirurgie	19:00	07:00	30 min	11 h 30 — 11,50	Nuit
Dim. 09/08	Chirurgie	07:00	19:00	30 min	11 h 30 — 11,50	Dimanche
Total août — 4 vacations					46 h 45 — 46,75

Les colonnes qui évitent les allers-retours

La pause, en minutes. Écrire « 0 min » quand tu ne l'as pas prise vaut mieux que laisser la case vide : une case vide sera interprétée comme une pause standard déduite.
Les heures en deux formats. La RH calcule en décimal, tu comptes en heures et minutes. Les deux côte à côte, et le quart d'heure ne se discute plus.
La nature de la journée. Nuit, dimanche, férié, dépassement : c'est ce qui déclenche les majorations. Ne les calcule pas toi-même — signale-les, et laisse la paie appliquer ta convention.
Le service. Dans un même établissement, deux services peuvent relever de deux cadres et de deux budgets.

Ce qu'il vaut mieux ne pas y mettre

Ton taux horaire et les montants. Un relevé d'heures déclare du temps ; la valorisation appartient à l'employeur. Y ajouter tes calculs déplace la discussion sur le terrain du désaccord chiffré, avant même que les heures soient validées. Garde-les pour toi — ils serviront à vérifier le bulletin quand il arrivera.

Réel contre planning

Le planning dit ce qui était prévu. Le relevé dit ce qui a eu lieu. L'écart entre les deux est exactement ce qui se perd : la relève qui déborde de vingt minutes, la pause sautée un jour de tension, l'heure supplémentaire acceptée à l'oral.

Ces minutes ne se retrouvent pas de mémoire deux semaines plus tard. La seule méthode qui tienne est de noter l'arrivée et la sortie le jour même, en quittant l'établissement.

Un relevé par établissement, jamais un pour tous

Si tu travailles dans trois structures, tu as trois employeurs, trois bulletins de paie et trois services de paie qui ne se parlent pas. Un relevé unique qui les mélange est inexploitable pour chacun d'eux.

C'est la contrainte propre au métier de vacataire, et c'est aussi ce qui rend le suivi pénible : trois relevés à tenir, trois clôtures différentes, trois interlocuteurs.

Quand l'envoyer

Avant la date de clôture de la paie de l'établissement — souvent autour du 25, mais elle varie. Passé cette date, ta régularisation glisse au mois suivant.

Le réflexe utile : demander cette date dès ta première vacation, et la noter dans la fiche de l'établissement. Elle ne change presque jamais.

L'e-mail qui va avec

Objet : Relevé d'heures — [Ton prénom NOM] — août 2026 Bonjour, Vous trouverez ci-dessous mon relevé d'heures pour le mois d'août : 4 vacations, 46 h 45 au total. Les heures indiquées sont les heures réellement effectuées, pauses déduites. La vacation du 5 comporte un dépassement de 15 minutes en fin de service, et celle du 8 est une nuit. Je reste disponible si un point demande une vérification. Bien cordialement, [Ton prénom NOM]

Ce que cette page ne remplace pas. Les règles de majoration, de pause et de durée du travail dépendent de la convention collective applicable à ton établissement — elle est nommée en haut de ta fiche de paie. En cas de désaccord persistant, ce sont ton service RH, un représentant du personnel ou l'inspection du travail qui tranchent. Vacaly n'est ni un cabinet d'avocats ni un expert-comptable.

Questions fréquentes

Faut-il un relevé par établissement ?

Oui. Chaque établissement est un employeur distinct, avec son bulletin et son service RH. Un relevé qui mélange plusieurs employeurs sera renvoyé, ou traité partiellement.

Le planning ou les heures réellement faites ?

Les heures réellement faites. C'est l'écart avec le planning qui se perd le plus souvent au moment de la paie.

Décimal ou heures et minutes ?

Les deux. La RH calcule en décimal (7,5 h), tu comptes en heures et minutes (7 h 30). Les faire figurer côte à côte évite un aller-retour.

Et si la RH conteste une ligne ?

C'est précisément à ça que sert le détail par journée : la discussion porte sur une date et un horaire, pas sur un total. Si tu as noté tes heures le jour même, tu as ce qu'il faut.

Ce relevé, en deux taps

Vacaly note tes heures réelles au fil des vacations, dans chacun de tes établissements — et sort ce relevé prêt à envoyer, avec les congés et arrêts décomptés.

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