Proposer ses disponibilités aux établissements : le mail qui marche

Cette page ne t'apporte pas de vacations. Elle te fait gagner le temps de proposer tes disponibilités — un mail par clinique, EHPAD ou hôpital, en deux minutes au lieu de vingt — et t'évite la faute qui coûte le plus cher dans ce métier : promettre le même jour à deux endroits. Le mail qui marche tient en une liste de dates, une phrase et ton numéro. Le modèle se copie-colle tel quel.

Publié le 7 septembre 2026 · Par Kevin Bouldron, éditeur de Vacaly (KBO Gestion) · Sources en bas de page

Pourquoi ça prend autant de temps

Pas parce que le mail est compliqué — il ne l'est pas. Parce qu'il faut l'écrire trois fois, à trois cadres qui ne construisent pas leur planning au même moment, en retapant les mêmes dates, et en se souvenant deux semaines plus tard de ce qu'on a envoyé à qui.

C'est là que naissent les erreurs de logistique : un jour proposé à trois établissements, confirmé par deux ; un mail envoyé de mémoire avec une date décalée ; une réponse arrivée sur l'autre adresse. Aucune de ces erreurs n'est une erreur de soin. Toutes se paient en confiance.

Le mail de disponibilités, à copier

Court, parce qu'un cadre le lit sur son téléphone entre deux portes. Une liste de dates, une phrase qui dit ce que tu attends, ton numéro. Remplace les crochets, garde le reste.

Ce qui fait qu'on te répond

• Une date par ligne, avec le jour de la semaine. Le cadre compare à son planning, qui est organisé par semaine. « Le 8 » l'oblige à chercher ; « jeudi 8 » lui répond.
• Jour, nuit, ou les deux. C'est la première question qu'il se pose. Si tu ne le dis pas, il te le demande, et ça fait un aller-retour de plus.
• Un horizon de trois à quatre semaines. Trop court, le planning est déjà fait ; trop long, il ne sait pas encore.
• Une seule demande — « dites-moi ceux qui vous intéressent ». Pas de « n'hésitez pas à me recontacter pour en discuter » : ça reporte la décision sur lui.
• Ton numéro. Un besoin urgent se règle par téléphone, et c'est souvent comme ça que la première vacation arrive.
• La même adresse à chaque envoi. C'est celle qu'il retrouvera quand il aura un trou à combler.

Ce qu'il vaut mieux ne pas y mettre

Ton taux horaire. Ce mail propose des jours, pas un prix : la rémunération se règle au contrat, selon la convention collective de l'établissement. L'annoncer ici déplace la conversation sur le tarif avant qu'un seul jour soit retenu — et donne au cadre une raison de ne pas répondre.

Un mail par établissement, jamais un pour tous

La tentation est grande de mettre tout le monde en copie cachée. Ne le fais pas. Chaque cadre a ses besoins, ses services, son rythme de planning — et un mail visiblement envoyé à tous se lit comme une annonce, pas comme une proposition. Trois mails séparés, avec le prénom du bon cadre, prennent cinq minutes de plus et se lisent trois fois mieux.

Si tu passes par une agence d'intérim, c'est à l'agence que tu écris, pas à la clinique : elle est ton employeur, et c'est elle qui place. La différence est expliquée dans Vacataire, intérimaire ou libérale.

Le jour proposé deux fois

C'est normal de proposer le même jour à plusieurs établissements — tu ne sais pas qui répondra. Ce qui n'est pas normal, c'est qu'un jour proposé à trois soit encore « disponible » pour deux d'entre eux une fois que le troisième a confirmé.

Pour tenir cette règle, il faut savoir à qui tu as proposé quoi. Un carnet, une note sur ton téléphone, une colonne dans un tableau : peu importe le support, il en faut un. De mémoire, on tient une semaine.

Et avant de confirmer un jour, une vérification qui ne dépend d'aucun établissement : as-tu tes onze heures de repos depuis la sortie précédente, et ta semaine reste-t-elle sous les plafonds une fois ce jour ajouté ? Aucun de tes employeurs ne peut le vérifier à ta place — c'est le sujet de Plusieurs employeurs : ce qui s'additionne.

Confirmé n'est pas contracté

« C'est bon pour le 8 » fixe une date. Rien d'autre. Le contrat à durée déterminée, lui, doit être écrit, et préciser notamment le poste, la date du terme, la convention collective applicable, et la rémunération avec ses composantes — primes comprises. C'est ce document, pas le mail, qui dit combien tu seras payée et selon quelle grille.

Il doit t'être transmis au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant l'embauche. Si tu as fait ta première vacation lundi et que tu n'as rien reçu jeudi, demande-le. Ce n'est pas de la méfiance, c'est la loi — et c'est ce qui te permettra, à la fin du mois, de vérifier ta fiche de paie contre quelque chose.

Quand envoyer

Chaque établissement construit son planning à son rythme, et ce rythme ne change presque jamais. La méthode qui tient n'est pas une date universelle — c'est de demander à chaque cadre quand il fait son planning, dès ta première vacation chez lui, et de la noter dans la fiche de l'établissement. Envoyer tes disponibilités une semaine avant ce moment, c'est arriver quand la question se pose.

Une fois le jour confirmé et fait, la suite est sur une autre page : le relevé d'heures à envoyer à la RH, avec les heures réelles, pause déduite.

Avant d'envoyer

Trente secondes de relecture, cinq points. C'est là que se rattrapent la date décalée et le jour promis deux fois.

• Une date par ligne, le jour de la semaine écrit, jour ou nuit précisé.
• Aucune date déjà prise ailleurs — et onze heures de repos de chaque côté.
• Un seul destinataire, son prénom, envoyé depuis ton adresse habituelle.
• Aucun taux, aucun montant.
• Ton numéro en signature.

Et juste après l'envoi, la sixième ligne, celle qu'on oublie : noter à qui ces dates viennent d'être proposées.

Questions fréquentes

Comment proposer ses disponibilités à un établissement ?

Par un mail court au cadre du service : une date par ligne avec le jour de la semaine, jour ou nuit précisé, sur trois à quatre semaines, une seule demande — « dites-moi ceux qui vous intéressent » — et ton numéro. Un mail par établissement, envoyé environ une semaine avant qu'il construise son planning.

Peut-on proposer les mêmes jours à plusieurs établissements ?

Oui, c'est la règle du jeu. Un jour libre va au premier qui confirme par écrit — et les autres sont prévenus le jour même.

Que faire si deux établissements confirment le même jour ?

Le jour va à celui qui a confirmé le premier par écrit. On répond à l'autre dans la journée, en proposant un autre jour libre si on en a. Un refus net coûte moins cher qu'un désistement la veille.

Un mail de confirmation vaut-il contrat ?

Non. Le CDD est écrit, précise le poste, le terme, la convention et la rémunération, et doit t'être transmis dans les deux jours ouvrables suivant l'embauche. Le mail fixe la date ; le contrat fixe le reste.

Faut-il indiquer son taux horaire dans le mail ?

Non. Ce mail propose des jours, pas un prix. Le taux se règle au contrat, selon la convention de l'établissement.

Sources

• Code du travail, art. L. 1242-12 — le CDD est établi par écrit et comporte notamment le poste, la date du terme, l'intitulé de la convention collective applicable et le montant de la rémunération et de ses composantes. Consulté le 7 septembre 2026.
• Code du travail, art. L. 1242-13 — le contrat est transmis au salarié au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant l'embauche. Consulté le 7 septembre 2026.
• Code du travail, art. L. 1242-2 — cas de recours au CDD (remplacement d'un salarié absent, accroissement temporaire d'activité). Consulté le 7 septembre 2026.